Procedure Interne

Welcome!

This community is for professionals and enthusiasts of our products and services.
Share and discuss the best content and new marketing ideas, build your professional profile and become a better marketer together.

0

Recap of ticket assignment and task & daily stand up procedures

Avatar
Masci Tony

TASK
Per I PM

- Ogni Task da assegnare va creato nel progetto specifico e messo nello status To Do, inserita la deadline e il tag Da Assegnare. Creare Task il più possibile autoconsistenti e assegnabili ad una sola persona. (Per Task Macro utilizzare il tag WP e poi esplicitare i subtask da assegnare).

- Verificare i task con semaforo verde per assegnarli in test o per spostarli in Done status.

- Periodicamente per progetti o fasi completate andrebbero archiviati tutti i task di progetto completati (semaforo verde o in Done).

Per gli Assegnatari
Ogni Task può avere 4 stati di assegnamento.

1) Non assegnato: Task creato dal PM senza tag ne assegnatari.  Sono task prematuri per essere assegnati.
2) Task in attesa di assegnamento .  Task con tag Da Assegnare e non assegnato a nessuno.
3) Task in corso . Assegnato ad un utente con semaforo grigio. .
4) Task completato e pronto per il prossimo stadio . Assegnato con semaforo verde. (o in Test funzionale e quindi da assegnare ad un altra persona o spostato in Done status). Il PM deciderà cosa fare con i task con semaforo verde (da riassegnare per test o da spostare in Done).

Se si hanno blocchi mettere il semaforo Rosso e discuterne allo stand up o con il PM o con i colleghi.

Inserire la data di stima completamento (è una stima non temere) (sul tab Informazioni aggiuntive nella Data fine)

TICKET  
(verrà definita a breve una logica più dettagliata anche per valutare priorità dei ticket e differenti livelli di servizio e gestione).

Per il Responsabile Helpdesk
Quando un ticket arriva il Responsabile Helpdesk non lo assegna direttamente ma viene usata l'activity To Do per assegnarlo alla persona incaricata.

è lo stesso per gli stati dei task tranne il tag Da Assegnare che non ha senso di esistere per i ticket.

Per gli Assegnatari.
La persona visualizza l'activity, la completa e solo se ritiene di poterlo svolgere se lo assegna e lo porta avanti.

Non devono risultare assegnati ticket non effettivamente in lavorazione.


PROCEDURA DEL DAILY
1) Rispondere a 3 domande nella lingua che si preferisce. Contestualmente si verifica la kanban globale di Odoo (con task e ticket)

    Cosa hai fatto ieri?
    Su cosa stai lavorando o lavorerai oggi?
    Hai blocchi?

Nota.
I Task o Ticket che hanno uno user assegnato e semaforo grigio sono attività che effettivamente l'utente sta svolgendo in quel momento.

Verificare il corretto posizionamento negli stati dei Task e Ticket.



ENG:


TASK
For PMs

- Each Task to be assigned must be created in the specific project and put in the To Do status, with the deadline and the To Assign tag inserted. Create Tasks as self-consistent as possible and assignable to a single person. (For Task Macro use the WP tag and then specify the subtasks to be assigned).

- Check the tasks with green light to assign them to test or to move them to Done status.

- Periodically, for completed projects or phases, all completed project tasks should be archived (green light or in Done).

For Assignees
Each Task can have 4 assignment states.

1) Not assigned: Task created by the PM without tags or assignees. They are premature tasks to be assigned.
2) Tasks awaiting assignment. Tasks with tag To Be Assigned and not assigned to anyone.
3) Task in progress. Assigned to a user with a gray light. .
4) Task completed and ready for the next stage. Assigned with green light. (or in Functional test and therefore to be assigned to another person or moved to Done status). The PM will decide what to do with the green light tasks (to be reassigned for testing or to be moved to Done).

If you have blocks put the red light and discuss it at the stand up or with the PM or colleagues.

Enter the estimated completion date (it's an estimate don't worry) (on the Additional Information tab in the End Date)

TICKET
(a more detailed logic will be defined shortly also to evaluate ticket priorities and different levels of service and management).

For the Helpdesk Manager
When a ticket arrives, the Helpdesk Manager does not assign it directly but the To Do activity is used to assign it to the person in charge.

it is the same for the task states except the To Be Assigned tag which makes no sense to exist for tickets.

For Assignees.
The person visualizes the activity, completes it and only if she thinks she can do it if she assigns it and carries it out.

Tickets that are not actually being processed must not be assigned.


DAILY PROCEDURE
1) Answer 3 questions in your preferred language. At the same time, Odoo's global kanban occurs (with tasks and tickets)

    What did you do yesterday?
    What are you working on or will you work on today?
    Do you have blocks?

Note.
The Tasks or Tickets that have an assigned user and a gray traffic light are activities that the user is actually doing at that moment.

Check the correct positioning in the Task and Ticket states.

Avatar
Abbandona